Pemkot Pangkalpinang Mau Kurangi Penggunaan Kertas

PANGKALPINANG, BABEL NEWS - Pemerintah Kota Pangkalpinang menyelenggarakan bimbingan teknis (bimtek) implementasi elektronik arsip (e-arsip) terintegrasi bagi puluhan pegawainya, baik pegawai negeri sipil (PNS) maupun tenaga non-aparatur sipil negara (ASN).

Bimbingan teknis yang berlangsung di Hotel Cordela, Pangkalpinang, 25-26 Oktober 2022 tersebut, dalam rangka menyambut transformasi digital dan transparansi publik melalui kearsipan berbasis elektronik, serta meminimalisasi penggunaan kertas.

"Bimtek implementasi e-arsip terintegrasi menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) ini untuk transformasi digital sehingga proses administrasi dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat," kata Sekretaris Daerah Kota Pangkalpinang, Radmida Dawam, Rabu (26/10/2022).

"Pentingnya aplikasi berbasis digital ini agar tidak ada lagi kertas-kertas yang menumpuk di meja kerja sehingga proses administrasi bisa dilakukan dalam waktu yang lebih cepat," ujar Radmida.

Menurut dia, penggunaan aplikasi Srikandi juga bisa membantu menjaga keseimbangan alam, yakni mengurangi penebangan pohon yang menjadi bahan baku pembuatan kertas.

Selain itu, dapat menghemat anggaran belanja, terutama dalam pengadaan kertas sebagai bagian dari penggunaan alat tulis kantor.

Manfaat lain dari penggunaan aplikasi Srikandi adalah alur pengelolaan arsip dinamis yang terstruktur secara benar, jelas, serta tepat melalui sistem yang terintegrasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Dengan demikian, arsip mudah ditemukan kembali dan terlindungi keamanannya pada saat diakses oleh pengguna yang berhak.

"Walaupun tidak sepenuhnya kita bisa lepas dari penggunaan kertas, karena ada beberapa dokumen atau berkas yang tetap harus menciptakan arsip konvensional bermedia kertas seperti berkas keuangan surat perintah pencairan dana (SP2D)," tutur Radmida.

Aplikasi Srikandi juga memiliki fitur-fitur yang memudahkan penggunanya untuk berkorespondensi secara kedinasan dengan cepat dan efisien karena bersifat goverment to goverment atau pemerintah ke pemerintah.

Selain itu, menggunakan format atau template naskah dinas yang telah tersedia berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku tanpa mengurangi konteks keutuhan isi naskah dinas.

Dengan demikian, tercipta keseragaman dalam tata administrasi persuratan di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.

Radmida berharap, peserta bimtek mempelajari fitur-fitur pada aplikasi Srikandi tersebut.

Fitur- fitur yang dimaksud, yakni fitur untuk membuat dan mengirim naskah dinas keluar, menerima dan mengagendakan naskah dinas masuk, memverifikasi draf naskah dinas, penandatanganan secara elektronik hingga pemberian nomor dan klasifikasi arsip pada naskah dinas.

Percepatan tata kelola kearsipan