Bawaslu Bangka Barat Perkuat Tata Kelola Kearsipan dan Administrasi

MENTOK, BABEL NEWS - Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Bangka Barat menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan dalam rangka memperkuat efektivitas administrasi dan mewujudkan tata kelola arsip yang tertib serta terintegrasi. Rapat dilaksanakan di Ruang Rapat Sekretariat Bawaslu Bangka Barat, pada Senin (15/12).

Ketua Bawaslu Bangka Barat, Deni Ferdian menekankan, pentingnya pengelolaan kearsipan sebagai jantung dari administrasi lembaga. Menurutnya, kegiatan ini menjadi agenda penting, khususnya dalam menghadapi tahapan Pemilu/Pemilihan mendatang yang menuntut akuntabilitas data dan dokumentasi yang prima.

"Tertib administrasi dan kearsipan adalah fondasi utama kerja pengawasan. Setiap dokumen dan surat-menyurat harus dikelola secara profesional sesuai dengan kaidah kearsipan dinamis," ujar Deni Ferdian.

Ia menegaskan, fokus pada penataan arsip statis/dinamis serta persiapan penyusutan dan pemusnahan arsip agar informasi dan dokumen Bawaslu dapat diakses dengan cepat, tepat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Ia mengharapkan, pembahasan ini bertujuan untuk memastikan seluruh staf memiliki pemahaman yang seragam dan mampu mengimplementasikan sistem kearsipan modern. "Rapat ini juga membahas komitmen Bawaslu Bangka Barat dalam transisi menuju kearsipan digital. Proses upaya digitalisasi, contoh,  pemindaian atau scanning. Arsip-arsip lama dan penggunaan metadata yang konsisten, menjadi prioritas untuk menghemat ruang penyimpanan dan mempercepat akses informasi," jelasnya.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bangka Barat, Farouk Yohansyah menyampaikan, pengelolaan kearsipan yang efektif dan akuntabel adalah pilar penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik atau good governance. Menurutnya, arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan memori kolektif dan bukti akuntabilitas kinerja lembaga yang wajib diselamatkan.

"Terkait dengan siklus hidup arsip, kami secara ketat melaksanakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan. JRA adalah panduan wajib yang menentukan kapan suatu arsip harus disimpan secara permanen vital, kapan dipindahkan ke arsip inaktif, dan kapan arsip tersebut layak untuk dimusnahkan," kata Farouk Yohansyah.

Diakuinya, proses pemusnahan arsip, khususnya, harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian, transparansi, dan berdasarkan regulasi yang berlaku. Terutama Peraturan Kepala ANRI dan Peraturan Daerah yang relevan dan juga peraturan Bawaslu terkait Kearsipan. "Kami siap mendampingi dan melakukan pembinaan terkait pengelolaan kearsipan di lembaga Bawaslu Kabupaten Bangka Barat," ujarnya.

Koordinator Sekretariat Bawaslu Bangka Barat, Karmono mengatakan, Bawaslu Bangka Barat bakal berkomitmen untuk mendukung penuh transformasi kearsipan digital ini. "Kearsipan yang baik bukan hanya tentang penyimpanan. Tetapi juga tentang transparansi dan menjadi bukti akuntabilitas kinerja lembaga kepada publik," kata Karmono.

Ia berharap, melalui rapat ini, pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Bawaslu Kabupaten Bangka Barat akan semakin terintegrasi, efektif, dan siap mendukung tugas-tugas pengawasan pemilu/pemilihan di masa depan. (riu)