Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Belitung Dorong Digitalisasi Arsip Desa

TANJUNGPANDAN, BABEL NEWS - Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik masih menjadi tantangan di tingkat desa. 

Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Belitung, Erda Yulvianti, mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip yang tertib merupakan cerminan dari memori kolektif suatu desa.  

"Kearsipan di desa tidak hanya soal menyimpan dokumen, tetapi juga menjadi bukti sejarah yang terdokumentasi dengan baik," ujar Erda, Kamis (5/12). 

Sebagai dorongan dan apresiasi dalam pengelolaan arsip desa, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah menggelar lomba arsip tingkat Kabupaten Belitung. 

Penghargaan diberikan bagi enam desa dengan pengelolaan arsip terbaik antara lain juara 1 Desa Tanjung Tinggi, juara 2 Desa Air Seruk, juara 3 desa Air Selumar. Lalu Desa Sungai Samak mendapatkan juara harapan 1,Desa Terong juara harapan 2, dan Desa Suak Gual juara harapan 3.

Menurutnya, pengelolaan arsip yang sesuai standar, mulai dari penentuan kode arsip hingga pencatatan keluar-masuk dokumen, menjadi salah satu indikator utama dalam lomba kearsipan yang diadakan oleh Dinas. 

Selain melakukan penilaian, pihaknya juga aktif memberikan pembinaan agar pengelolaan arsip di desa semakin baik.  

Erda menjelaskan, salah satu tantangan utama pengelolaan kearsipan adalah rendahnya pengetahuan masyarakat tentang pentingnya arsip dan tata kelola yang benar. Oleh karena itu, dukungan dari berbagai pihak, baik dari pemerintah desa maupun masyarakat, sangat diperlukan.  

"Dukungan semua pihak di desa menjadi penting karena arsip desa merekam sejarah dan aktivitas pemerintahan yang kelak bisa menjadi bahan refleksi maupun acuan. Untuk itu, kami terus memberikan pembinaan, termasuk menjawab kebutuhan desa yang ingin berkonsultasi," jelasnya.  

Salah satu contoh keberhasilan adalah Desa Sungai Samak yang sebelum mengikuti lomba, desa tersebut sempat berkonsultasi terkait pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif, hingga metode penyimpanan yang tepat.  

Erda juga menyoroti pentingnya adaptasi dengan era digital. Digitalisasi arsip menjadi salah satu solusi agar dokumen lebih mudah diakses dan terhindar dari kerusakan.  

"Digitalisasi arsip melalui pemindaian dapat menjadi langkah antisipasi untuk memastikan arsip tetap terjaga. Namun, ini tetap harus sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku," tambahnya.  

Sebagai upaya memotivasi desa-desa lain, lomba kearsipan ini tidak hanya memberikan apresiasi, tetapi juga menanamkan kesadaran bahwa arsip memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih baik.  

"Kegiatan ini sekaligus memberikan pemahaman bahwa arsip bukan sekadar penyimpanan dokumen, melainkan aset penting yang memiliki aturan dan ilmu tersendiri," tutupnya.  

Melalui lomba dan pembinaan ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Belitung berharap kesadaran kearsipan dapat semakin meningkat, tidak hanya di tingkat desa, tetapi juga pada organisasi pemerintah dan masyarakat secara umum. (del)